Préparer un “party” sans trop s’essouffler

Parlons organisation événementielle

Présentement, je suis dans l’organisation du baptême de fiston. Pour plusieurs d’entre nous, cela peut être une lourde tâche de gérer ce type d’évènement. Pour ma part, j’aime bien planifier et organiser des fêtes (un party) puisque ça me permet de mettre de l’avant mon côté créatif. Toutefois, le stress peut rapidement se mettre de la partie, car il ne s’agit pas seulement d’un souper entre amis, mais plutôt de la conciliation de « deux familles » soit celle du papa et celle de la maman (on peut même dire 4 familles rendu là!).

J’aime bien ce genre de fête pour réunir tout mon monde sous un même toit l’espace d’une soirée. Tout le monde est pris par la routine et il est difficile de se voir de façon récurrente tous ensemble, alors un baptême ou une fête permet ce type de rapprochements.

Je vous entends déjà me susurrer à l’oreille : « C’est ben beau tout ça, mais c’est trop petit chez moi pour recevoir autant de monde et ça va me coûter un bras, une jambe et un mois d’épicerie! ».

Nous savons tous que l’organisation d’évènement peut rapidement devenir dispendieuse (merci Pinterest!?). C’est à ce moment que je vous annonce que j’ai la solution pour vous! Je vous partage quelques trucs pour économiser et profiter pleinement de l’occasion sans avoir à courir partout pour satisfaire vos invités.

Premièrement, il est inévitable de louer une salle à mon avis pour avoir un minimum de confort. Si vous êtes une chanceuse qui possède un manoir, ceci ne s’adresse pas à vous. Les salles plus festives qui fournissent les décorations ainsi que la lingerie de table montent rapidement votre facture. Alors, je me suis tournée vers la superbe salle de centre communautaire! Je sais, je sais, ce ne sont pas les plus belles ni celles qui sentent le meilleur et vous avez l’impression de faire un retour dans les années 80, mais elles sont louables pour plusieurs heures à faibles coûts. Elles sont souvent équipées de l’essentiel c’est-à-dire un grand réfrigérateur et un micro-ondes. Sinon vous pouvez aller voir dans la ville voisine si les salles sont plus modernes et généralement le coût est à peine plus élevé si vous n’êtes pas résident.

C’est à partir de ce moment que vous pouvez et même devez sortir votre côté créatif. Consultez Pinterest, allez faire un tour à un magasin d’épargnes et achetez ou fabriquez quelques décorations pour transformer votre salle. Votre famille n’y verra que du feu! Vous pouvez également demander à vos enfants ou vos belles-sœurs un coup de main si vous n’êtes pas très portée sur le bricolage. Si la décoration ne fait pas partie de vos priorités, la tapisserie avec des vignes fera amplement l’affaire 😉

Party

En ce moment, la mode est au «photobooth» c’est-à-dire prendre des photos devant un décor avec des accessoires tels de grosses lunettes ou une fausse moustache. La location d’un «photobooth» peut facilement atteindre les 300 $. Pour le baptême de mon fils, j’ai choisi de mettre quelques rubans serpentins au mur avec des ballons pour faire un fond. J’ai fabriqué quelques accessoires sur du carton blanc et j’ai sorti mes crayons de couleur. Le résultat est génial et le coût est minime. En plus, cela permet d’amuser petits et grands pendant la soirée lorsqu’ils commencent à trouver le temps long. Je prête ma caméra donc je pourrai avoir toutes les photos et les distribuer via le web. Si vous n’avez pas d’appareil-photo, vos invités peuvent se servir de leur cellulaire.

Vous êtes aux prises avec un horaire surchargé et ne voyez pas comment venir à bout de l’organisation de ce fameux party familial… prenez de l’avance. Il n’est pas évident de concilier travail, famille, activités parascolaires, sorties de fin de semaine, repas et repos! Si vous ne voulez pas vous mettre de la pression en quantité industrielle une semaine avant l’événement, commencez à vous organiser à l’avance. La location de la salle ainsi que la décoration peut se faire des mois avant l’événement et cela permet de répartir les coûts et de ne pas tout payer sur la même facture. De plus, faites des listes pour vous assurer de ne rien oublier (ustensiles de cuisine, assiettes, verres, jeux, etc.).

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Maintenant, passons aux choses sérieuses: la nourriture. Pour ma part, c’est le plus gros défi parce que j’en fais toujours beaucoup trop et que je ne suis pas équipée en fait d’espace réfrigéré pour entreposer les plats. Depuis quelque temps, je trouve plus facile de commander un buffet froid, car ça me permet d’être présente pour mes invités et m’évite de faire de la bouffe pendant 3 semaines. C’est une solution que je qualifierais de moyennement coûteuse. C’est plus dispendieux que de tout faire soi-même, mais le temps sauvé et la fatigue non accumulée gagnée valent le déboursement.

Je vous dirais même de magasiner votre buffet, car ils ne sont pas tous bons, beaux et frais. Faites-vous conseiller par des gens qui en ont déjà commandé. De plus, vous pouvez faire une partie vous-même par exemple, les pizzas froides. Il est aberrant de débourser plus de 20 $ pour l’obtenir coupée dans un beau plat en plastique. Même chose pour d’autres aliments tels que les salades de pâte et les œufs farcis. Vous cuisinerez, mais beaucoup moins tout en sauvant de l’argent. Il est également possible de demander à vos invités d’amener un plat cuisiné ou acheté en choisissant l’option « pot lock ». Cette option diminue au maximum les coûts, mais demande un peu plus de gestion. Au niveau des consommations, c’est à votre discrétion. Vous pouvez fournir tout, en partie ou rien du tout. Pour ma part, je demande aux gens d’amener leurs boissons alcoolisées (vérifier si vous devez vous procurer un permis qui coûte environ 50 $) et je fournis l’eau, les boissons gazeuses et le jus.

Maintenant, parlons de prix. Il est toujours possible de demander une cotisation à vos invités pour couvrir les frais de location de la salle ainsi que de la nourriture. Souvent, cette option est choisie lorsque les organisateurs ne veulent pas faire débourser aux gens le prix d’un repas au restaurant et ne veulent pas recevoir de cadeaux. Si vous avez une famille nombreuse pour qui la plupart ont des enfants, je vous suggère de charger seulement un prix pour les adultes pour éviter de charger trop cher, alors que les enfants mangent moins. Vous pouvez mettre un barème pour l’âge par exemple: gratuit pour les enfants de 12 ans et moins.

Pour établir la cotisation à fournir, faites un rapide calcul de vos dépenses et divisez par le nombre d’invités. Essayez d’éviter de charger plus cher qu’un repas au restaurant, car ici nous parlons tout de même d’un buffet froid, alors autour de 10 $ par adulte devrait suffire surtout si les consommations ne sont pas incluses. De plus, si c’est pour un événement comme un baptême ou une fête d’enfant, il est normal que vous ayez à débourser un peu, il s’agit tout de même d’un événement pour vous!

Finalement, c’est à votre discrétion si vous voulez remettre un petit cadeau de remerciement à vos invités tout dépendant de la raison de la fête préparée. Par chez nous, on aime bien les bars à bonbons! Cette option avait été faite à mon «shower» de bébé et ce fût un franc succès, mais quelque peu dispendieux. Pour le baptême, j’ai choisi de remettre un cône de bonbons à chacun de mes invités. Pour diminuer les coûts, j’ai acheté les bonbons et je les ai faits moi-même. Les cônes se vendent généralement plus de 4$ et en les faisant moi-même cela m’est revenu à moins de 1,50 $ l’unité. Le résultat est très beau et les invités sont charmés de l’attention.

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L’important est vraiment de rassembler tout le monde et de profiter de tout un chacun alors simplifiez-vous la vie, demandez de l’aide et n’oubliez pas que bon goût ne rime pas nécessairement avec de grosses dépenses. Vive le DIY!

Crédit photo : Andréanne Grenon-Daoust pour Mamans avec opinions

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Je raffole des blogues pour mamans depuis que je suis « tombée en congé de maternité ». La découverte « des internet » s’est faite au gré de la découverte du petit garçon que je couvais tendrement. Eh oui, je suis l’heureuse nouvelle maman d’un petit garçon depuis le mois de mai. Pour moi, il s’agit d’un long apprentissage qui se vit au jour le jour. Je découvre les joies de la vie de maman comme les petits tourments accompagnés de mon acolyte, mon conjoint des 4 dernières années. Collaboratrice depuis septembre 2016.

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